Google concurreert al een heel aantal jaren met Microsoft. Google biedt met programma’s als Google Documenten, Google Spreadsheet en Google Presentaties stevig weerwerk tegen de populariteit van de Microsoft Office programma’s als Microsoft Word, Excel en PowerPoint.
Sinds een tijdje kan je ook Office-bestanden openen in de Google omgeving. Je kan ze bewerken in een Google programma, zonder het Office-bestandsformaat te moeten verlaten. Handig, dat zeker, maar toch moet je opletten.
Op deze pagina ontdek je waarover het gaat en hoe je het kan gebruiken.
Hoe open je Microsoft Office bestanden in de Office-indeling in de Google omgeving?
Hieronder vermeld ik hoe je een Microsoft Office-bestand opent in een Google app.
- Stap 1: Voeg het Office bestand toe aan je Google Drive. Surf daarvoor naar je drive (https://drive.google.com/drive/my-drive). Surf naar de map waar je het document wil plaatsen en klik op “nieuw” > “bestanden uploaden”. Vervolgens selecteer je het bestand en klik je op “openen”.
Let op: surf echt met Chrome naar je Google Drive. Je zou immers de Office-bestanden ook kunnen benaderen via de files-app op je Chromebook, maar dat raad ik niet aan. Gewoon je browser openen en naar je Google Drive surfen. - Stap 2: Open het bestand vanop je Google Drive. Je herkent het als een Office-document op 2 manieren. Ten eerste kan je naar het icoon kijken. De W in het icoontje bij 1 op het screenshot verklapt dat het over een Word-document gaat. Bij 2 daarentegen zie je het icoon niet staan. Dat is dus een Google Documenten document.
Ten tweede kan je ook kijken naar het bestandsformaat, de extensie. Bij 1 zie je .docx staan. Bij 2 zie je geen extensie.
- Stap 3: Open het bestand met de juiste app van Google. Wanneer je dubbelklikt op het bestand, kan je het openen met verschillende apps. Duid bovenaan aan dat je het wil openen met een app van Google. Wanneer je bijvoorbeeld een .docx-bestand opent moet je “Openen met Google Documenten” selecteren. Vervolgens wordt het document geopend met een Google app.
- Stap 4: Kijk na dat je het Office-bestandsformaat ziet staan en doe je aanpassingen. Je ziet nu de gewone versie van je Google app. Het enige verschil is echter dat bovenaan de Office-extensie vermeld staat. Dat betekent dus dat je in de Office indeling aan het werken bent. Voor de rest kan je gebruik maken van de opties die je Google app biedt.
Opgelet: de opmaak wordt soms aangepast
Microsoft Word bestanden bewerken in Google Documenten
Deze functie is erg handig, maar er is een nadeel. Wanneer je een Microsoft Office document bewerkt in een Google app, en het daarna opnieuw opent, dan zie je dat niet alle opmaak die bewerking overleeft. Ai.
Wanneer je bijv. opties gebruikt die niet in de Google apps aanwezig zijn (voor Google Docs bijvoorbeeld tekst verticaal centreren, tabs met puntjes etc.) dan is die opmaak verdwenen na je aanpassing, ook al open je het terug in Office. Ook wanneer je bijvoorbeeld met genummerde koppen werkt, dan zie je dat de afstanden tussen kop en nummer anders worden dan in het origineel.
Dat is toch echt wel een groot nadeel. Gebruik het dus om in heel eenvoudige documenten kleine aanpassingen te doen, maar let op wanneer je met sterk opgemaakte documenten werkt. Dan gebruik je beter de apps van Office zelf.
Dat de opmaak verandert, is vooral een probleem voor een docx-Word-document. Voor een .xlsx-bestand (Excel) is de opmaak immers vaak minder belangrijk.
Microsoft Excel bestanden bewerken in Google Spreadsheets
Ik deed de test met een eenvoudig xlsx-document dat ik opmaakte in Excel. Ik voegde volgende items toe:
- valuta-opmaak
- SOM.ALS functie
- GEMIDDELDE functie
- VERTICAAL ZOEKEN functie
- 2 werkbladen
Een bewerking in Google Spreasheets leverde geen problemen op: de formules werden automatisch vertaald en aangepast in de 2 richtingen (vert.zoeken > vlookup > vert.zoeken) en er doken geen rariteiten op.
Betekent dat dat alles compatibel is en alles zal werken? Nee, dat beloof ik niet. Maar voor basisbewerkingen in Excel ziet het er goed uit.
Microsoft PowerPoint bestanden bewerken in Google Presentaties
Hetzelfde geldt min of meer voor PowerPoint-bestanden, al blijft het oppassen: ik maakte een PowerPoint bestand en opende dat vanop de Drive in Google Presentaties.
Het overgrote deel van de functies blijft bewaard: tekst en afbeeldingen blijven onveranderd. Wel merkte ik op dat niet alle animaties die beschikbaar zijn in PowerPoint kunnen worden weergegeven in Google Presentaties. In dat geval selecteert de Google App een andere animatie.
Ook het diamodel (een meer geavanceerde functie in PowerPoint die zorgt voor een consistente opmaak over verschillende dia’s) werkt niet goed wanneer je in Google Presentaties nieuwe dia’s toevoegt aan je presentatie.
Zo zullen er ongetwijfeld nog dingen zijn.