Dit is de meest eenvoudige manier om met Word, Excel of PowerPoint bestanden aan de slag te gaan op je Chromebook: Microsoft biedt tegenwoordig webversies aan van de Office apps. Zo is er Word voor het web, Excel voor het web en PowerPoint voor het web. Gewoon surfen naar https://www.microsoft.com/nl-be/microsoft-365/free-office-online-for-the-web en daar aanmelden. Vervolgens kan je je Word, Excel en PowerPoint bestanden bewerken en aanmaken in je browser. Je moet dus niets downloaden of installeren, je werkt volledig online.
Ook wie een betalend Microsoft 365 (het vroegere Office 365) abonnement heeft kan hiervan natuurlijk gebruik maken. Ik heb even gekeken of ik een verschil zie tussen de gratis versie en de webversie voor wie betaalt voor Microsoft 365, maar ik vind op dit moment geen verschil.
Hoe vlot werkt de webversie van Word (Word voor het web)?
Dat de web app niet de volledige Word ervaring biedt, dat wordt al snel duidelijk. Het is een uitgeklede versie die enkele voor mij belangrijke functies mist. Wat mankeer ik bijvoorbeeld?
- Werken met secties: als je een beetje een geavanceerde gebruiker bent, dan werk je waarschijnlijk graag met secties. Sectie-eindes kan je echter niet ingeven. Pagina-eindes kunnen wel.
- Het liniaal: als je alineaopmaak wil instellen, dan werkt het liniaal heel handig (met de driehoekjes en rechthoekjes die je kan verschuiven). In de webversie ontbreekt het liniaal volledig.
- Verticaal centreren: de desktop versie heeft handige geavanceerde opties waarmee je tekst verticaal kan centreren. Ik vind ze nu niet terug.
- Geavanceerde bewerkingen voor stijlen: je kan wel stijlen toepassen, maar je kan geen nieuwe stijlen bijmaken en je kan ze ook niet bewerken.
- Standaard afdrukweergave: wanneer je typt zie je je blad niet zoals je het zou afdrukken. Je bewerkt het document niet in een echte afdrukweergave. Om het document echt op papier te zien, moet je bij “beeld” kiezen voor de “leesweergave”.
- Bestanden openen die niet op je OneDrive staan: de webversie gaat ervan uit dat je Word-bestanden bewaart op je OneDrive. Een Word-bestand openen dat lokaal op je laptop staat, dat lukt me niet. Dat is vervelend omdat je Chromebook natuurlijk standaard met Google Drive als cloudopslagdienst werkt.
Microsoft heeft hier zelf een handig overzicht van alle verschillen: https://support.microsoft.com/nl-nl/office/verschillen-tussen-het-gebruik-van-een-document-in-een-browser-en-in-word-3e863ce3-e82c-4211-8f97-5b33c36c55f8
Word voor het web heeft dus als grote voordeel dat het gratis is, maar in ruil mankeer je een paar functies.
Wat als je een gevanceerd Word document opent en bewerkt in de webversie van Word en het dan bewerkt? Zijn de geavanceerde opties dan gewist?
Dat heb ik even voor je uitgeprobeerd. Ik heb eerst een document gemaakt in de desktopversie waarin ik heel wat geavanceerde functies gebruik: sectie-eindes, een inhoudsopgave met aangepaste stijlen en verticaal gecentreerde tekst.
Vervolgens heb ik dat document op mijn OneDrive gezet en vandaaruit geopend in de web app van Microsoft Word. Ik deed er enkele aanpassingen (de titel aanpassen, een kop bijmaken en de inhoudsopgave bijwerken). Dat verliep goed.
Daarna heb ik het aangepaste document nog een keertje geopend in de desktop app. Daaruit blijkt dat de wijzigingen correct werden doorgevoerd en dat de algemene opmaak van het document niet wordt gewist door de bewerking op de website.
Dat is goed nieuws: je kan dus blijkbaar documenten volledig opmaken op je desktop en dan bijwerken op je Chromebook laptop. Maar dat goed nieuws vervalt natuurlijk wanneer je geen andere computer met de volledige versie van Office ter beschikking hebt.
Wat met de webversie van Excel (Excel voor het web)?
De webversie van Excel lijkt veel sterker op de desktopversie dan dat bij Word het geval is. Hier zie je het typische lint, met heel opties. Ook specifieke opties als draaitabellen, voorwaardelijke opmaak etc. zijn beschikbaar.
Microsoft maakte zelf een handig overzicht met gelijkenissen en verschillen, zie https://support.microsoft.com/nl-nl/office/verschillen-tussen-het-gebruik-van-een-werkmap-in-een-browser-en-in-excel-f0dc28ed-b85d-4e1d-be6d-5878005db3b6
Al bij al werkt dat dus goed. Het lastigste wanneer je zo met Excel werkt op je Chromebook vind ik echter opnieuw dat de OneDrive centraal staat. De app opent bestanden vanop je OneDrive. Wanneer je Excel-bestanden elders staan, zal je ze eerst moeten uploaden. En dat zorgt ervoor dat je soms onbewust aanpassingen enkel bewaart in kopieën, of dat je meerdere versies van eenzelfde bestand hebt.
En hoe zit het met de browserversie van PowerPoint (PowerPoint voor het web)?
PowerPoint voor het web zit qua aantal functies tussen Word en Excel in, zo lijkt het. Microsoft somt hier zelf de verschillen op: https://support.microsoft.com/nl-nl/office/de-werking-van-bepaalde-functies-in-een-webversie-van-powerpoint-a931f0c8-1305-4428-8f7c-9cfa00ef28c5.
Wat mij het meeste stoort is het ontbreken van de diamodelweergave. Het diamodel is eigenlijk een soort van sjabloon dat aangeeft hoe de tijdelijke aanduidingen op je dia’s gepositioneerd zijn, hoe de opmaak eruitziet etc. Maar dat ontbreekt dus in PowerPoint voor het Web.